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Cómo implementar Notion en tu empresa

En el cambiante panorama empresarial actual, contar con herramientas eficientes y flexibles es esencial para impulsar la productividad y el rendimiento.

No nos engañemos. Lo importante en una empresa es generar beneficios.

Sin embargo, va a ser muy difícil que esto suceda si nuestro equipo va creciendo y no tenemos sistemas sólidos que nos ayuden a trabajar mejor.

He ahí donde excele Notion. Una herramienta (casi) perfecta para poder crear sistemas para nuestra empresa que se adapten a nuestras operaciones.

En este artículo, te daremos unas cuantas claves sobre cómo implementar Notion en tu empresa que son claves para que tengas una buena experiencia.

¡Vamos allá!

Tu contexto, tu sistema en Notion

Notion se ha convertido en una herramienta tan popular que con una simple búsqueda encontrarás cientos de sistemas diferentes para una multitud de contextos diferentes.

Probablemente, ninguno de estos sistemas te vaya a servir al 100%.

En otras palabras, no es lo mismo implementar Notion en una empresa con 20 trabajadores en las cuales existe una cultura colaborativa y de transparencia que una empresa de 40 personas con una estructura jerárquica muy marcada.

Como tampoco es lo mismo implementar Notion para una startup, que para una scale-up, que para un corporate. Son escalas diferentes que merecen procesos y una forma de implementación diferentes.

Evalúa tus necesidades y objetivos

Al ser Notion un lienzo en blanco, suele ocurrir que nos podamos abrumar con el mar de posibilidades que nos ofrece esta herramienta. Máxime si no somos expertos en ella y acabamos casi de empezar.

Por eso, es importante que antes de entrar en Notion, cojamos papel y boli, whimsical, miro o lo que sea y nos pongamos a determinar cuáles son los problemas que queremos resolver con Notion.

Puede ser, por ejemplo, que necesitemos un lugar en el que centralizar la información. También, puede ser que necesitemos un lugar en el que centralizar las operaciones de nuestra empresa (gestión de tareas y proyectos, CRM, gestión de contenido en RRSS…). Como puedes ver, posibilidades hay muchas.

Asimismo, otra de las opciones que se te presentan es la de trabajar en Notion por módulos. Por ejemplo, necesito que mi equipo de Recursos Humanos se organice mejor y pueda colaborar con el resto para la gestión del recruting. En ese caso, podría perfectamente crear un sistema de recruiting en Notion.

Posteriormente, voy creando otros módulos según los voy necesitando.

En todo caso, será imposible que puedas implementar Notion en tu empresa con éxito si antes no evalúas cuáles son tus necesidades y qué objetivo pretendes conseguir utilizando esta herramienta.

Diseña un plan para la implementación

Roma no se construyó en 1 día. Y tu sistema en Notion, tampoco.

Es absolutamente fundamental que tengas un plan de acción para la implementación de la herramienta en tu empresa.

¿Se te ocurriría implementar un nuevo sistema de facturación sin tener un plan?

Por supuesto que no. Y con Notion pasa lo mismo.

Una vez identificada las necesidades que tienes, es momento de empezar a pensar en cómo construir tu sistema en Notion y cómo vas a hacer que tu equipo lo utilice —quizás lo más importante de todo y de lo que poco se habla—.

Si tienes alguien en tu equipo que le encanta Notion, puedes confiarle la tarea a esta persona que seguro que lo hará con el máximo empeño. Aún así, si eres una empresa de un cierto tamaño, la opción de contratar un consultor que te ayude será un acierto y una inversión que recuperarás con creces.

Si tienes dudas acerca de si contratar o no un consultor, este artículo escrito por Ben Borowski te va a ayudar a entenderlo mejor.

Contrates o no un consultor, es importante que haya siempre 1 o varias personas en tu equipo que tengan el rol de arquitecto de Notion. Es decir, que sean los que construyen, mantienen y forman al resto del equipo.

Capacita a tu equipo

Implementar con éxito Notion en tu negocio requiere que todo tu equipo esté alineado y conozca la herramienta en mayor o menor medida.

Es por eso que, debes realizar sesiones de capacitación y brindar recursos para que los empleados aprendan a utilizar Notion de manera efectiva.

Explícales cómo pueden beneficiarse de esta herramienta y fomenta su participación en el proceso de adopción.

Asimismo, por nuestra experiencia, nos parece capital que se tenga un buen proceso de onboarding para las personas nuevas que llegan al equipo. Entrar el primer día en Notion y ver la gran cantidad de páginas y de información es abrumador. Por lo que, elaborar un camino para que esta persona vaya recorriendo el espacio de trabajo es fundamental.

Mide el progreso y no tengas miedo al cambio

Como en cualquier proceso de implementación, es fundamental medir el progreso y realizar ajustes cuando sea necesario. Analiza cómo tu equipo está utilizando Notion, identifica áreas de mejora y adapta la estructura y los flujos de trabajo según las necesidades cambiantes de tu negocio.

Los sistemas en Notion no deben estar escritos en piedra. No deben ser inamovibles sino que deben ser iterativo.

En resumen, implementar Notion en tu empresa —si lo quieres hacer bien— no es tarea fácil. Requiere de unos conocimientos y de una inversión de tiempo y esfuerzo importante.

Pero si la haces con cabeza y teniendo claro tus objetivos, es una inversión que te va a salir muy bien.

Si no tienes tiempo o no sabes por dónde empezar, consulta nuestros servicios. Estaremos encantados de echarte una mano.

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